Fundusze i Instytucje Publiczne
Portal Zgłoszeń
Portal Zgłoszeń
Moduł Portal Zgłoszeń pozwala na komunikację on-line pomiędzy Kontrahentem, a Wykonawcą oraz umożliwia nadzór nad zgłoszeniami serwisowymi, reklamacjami itd. Wyznaczeni użytkownicy Kontrahenta w zakresie zdefiniowanych uprawnień mogą przesyłać zgłoszenia wraz załącznikami, nadzorować proces realizacji zgłoszeń i mieć dostęp do pełnej dokumentacji.
Korzyści:
- możliwość składania zgłoszeń przez Internet
- monitorowanie stanu ich realizacji oraz kontroli terminu wykonania
- automatyczne powiadomienia Zgłaszającego (e-mail) o zmianie statusu zgłoszenia
-
kompleksowy nadzór nad dokumentacją bieżącą i historyczną (posty, wyceny, terminy realizacji, odbiory)
Funkcjonalność Modułu Portal Zgłoszeń umożliwia:
- Indywidualny dostęp kontrahentów do swoich danych poprzez zabezpieczenie unikalnym dostępem (nazwa użytkownika i hasło).
- Rejestrowanie i ewidencjonowanie zgłoszeń (serwisowych, reklamacji itd.) oraz monitorowanie stanu ich realizacji.
- Rejestrację danych ogólnych w tym między innymi: temat zgłoszenia, treść zgłoszenia, osobę zgłaszającą, priorytet zgłoszenia, kategorię, podkategorię.
- Rejestrację danych dodatkowych: wycena kosztów realizacji prac dla np. zgłoszeń płatnych.
- Dodawanie załączników do zgłoszenia takich jak m.in. obrazy, filmy, dokumenty w formacie PDF czy DOC itd.
- Prowadzenie korespondencji (postów) pomiędzy zgłaszającym, a osobą odpowiedzialną za realizację zgłoszenia ze strony Wykonawcy.
- Komunikację w sprawie wyceny zgłoszeń płatnych obejmujących: wycenę prac, wydruk oferty kosztowej, akceptację kosztów lub odrzucenie przez uprawnionego użytkownika ze strony Zamawiającego.
- Pozwala użytkownikom na śledzenie statusu realizacji zgłoszenia w tym między innymi: roboczy, nowe zgłoszenie, w analizie, oczekuje na doprecyzowanie, oczekuje na akceptację wyceny, w trakcie realizacji, zgłoszenie do odbioru, brak akceptacji rozwiązania, zakończone.
- Rodzaje statusów są definiowane na etapie wdrożenia.
- Automatyczne powiadomienia e-mail wg wybranych kryteriów o zmianie statusu zgłoszenia.
- Personalizację i odpowiednie filtrowanie treści wyświetlanych w tabeli ze zgłoszeniami poprzez dostępne filtry i mechanizmy wyszukiwania.
- Wgląd w dane historyczne zakończonych zgłoszeń.
- Bieżące monitorowanie zgłoszeń zarówno przez Zgłaszających jak i Wykonawców.
- Zmianę indywidualnego hasła użytkownika Portalu Zgłoszeń, również w postaci jego zresetowaniu.
- Administratorowi zakładanie konta Zgłaszającym w obrębie danej organizacji oraz administrowanie danymi kontaktami w tym zablokowanie dostępu, edycję danych podstawowych.
- Moduł zapewnia możliwość zarządzania nowo dodanymi Kontaktami w tym: zablokowanie dostępu, edycja podstawowych danych.
- Integrację Portalu Zgłoszeń z aplikacją dziedzinową np. Obsługą projektów, CRM oraz przekazywanie na portal zgłoszeń informacji np. kto realizuje dane zgłoszenie, planowany termin jego realizacji).
