Finansowo-Księgowy

Program Finansowo-Księgowy oferowany w ramach oprogramowania ERP firmy Prolan pozwala prowadzić kompletną księgowość przedsiębiorstwa oraz dokonywać wszelkiego rodzaju operacji księgowych.

Korzystając z niego z łatwością można tworzyć plan kont, księgować dokumenty czy też prowadzić windykacje i rozrachunki. Ponadto moduł wchodzący w skład systemu Prolan ERP Mleczarnie, pozwala na automatyczne tworzenie deklaracji F01, wykonywanie bilansu finansowego oraz bardzo szerokiego zakresu raportów i analiz. Program Finansowo-Księgowy może funkcjonować jako odrębny, w pełni samodzielny produkt, ale jest także przystosowany do współpracy z naszym kompletnym systemem ERP. Moduł ten pozwala również na współpracę z bankowymi systemami w ramach importu wyciągów oraz eksportu przelewów do banku. Kolejną funkcją tego kompleksowego rozwiązania jest możliwość przesyłania deklaracji podatkowych (VAT, CIT etc.), również z podpisem kwalifikowanym, do elektronicznego systemu e-deklaracje.

Każda funkcjonalność programu finansowo-księgowego zgodna jest z Ustawą o Rachunkowości.

Praca z programem Finansowo-Księgowym odbywa się na bazie dowodów księgowych wprowadzanych do systemu ręcznie, bądź automatycznie pobieranych w ramach współpracy z innymi modułami (mogą to być na przykład raporty kasowe czy też dekrety z modułu Środki Trwałe). Dowody księgowe, które zostały wygenerowanie automatycznie znajdują się w specjalnej kartotece Importu Danych, pozwalającej kontrolować automatyczny proces rozksięgowania. Do systemu wprowadzono usprawnienie, pozwalające wykonywanie analizy z poziomu nie tylko Księgi Głównej, ale również ksiąg pomocniczych powiązanych z modułem głównym w ramach systemu ERP.

Funkcje usprawniające i zwiększające wydajność w pracy z programem Finansowo-Księgowym to między innymi możliwości walutowe, a mianowicie rejestracja zdarzeń, możliwość ustalenia z partnerem biznesowym salda w walutach oraz funkcje usprawniające prawidłowe rozliczenie różnic w kursach walut.

Analityka spoza Księgi Głównej możliwa jest dzięki stworzeniu dodatkowych podkartotek Planu Kont. W programie Finansowo-Księgowym pełnią one funkcje ksiąg pomocniczych, co zgodne jest z Ustawą o Rachunkowości. Ponadto pozwalają one stworzyć czytelny i prosty Plan Kont. Zestawienia księgowe każdej podkartoteki Planu Kont odzwierciedlają zestawienia Księgi Głównej.

Jedna podkartoteka może się łączyć z jednym kontem Księgi Głównej, co musi zostać oznaczone w dekretacji odpowiednim symbolem podkartoteki przy danej operacji na koncie.

W ramach programu Finansowo-Księgowego wyróżnić można kilka odmiennych funkcjonalności:

Podstawowa funkcjonalność modułu Finansowo-Księgowego

Program Finansowo-Księgowy w zakresie podstawowej funkcjonalności oferuje:

  • Kartotekę Planu Kont, Kartotekę Kontrahentów, Rejestrów VAT, inne dowolne podkartoteki Planu Kont;
  • Kartotekę Kontrahenta, a w niej podstawowe dane, takie jak nazwa, NIP, adres czy dane kontaktowe; dane handlowe, czyli np. rabat, forma płatności; informacje dotyczące numerów rachunków bankowych oraz dane odbiorców;
  • prowadzenie rejestracji oraz ewidencji dowodów księgowych z możliwością:
    • weryfikacji poprawności,
    • zgodności stron WINIEN=MA,
    • prawidłowości kręgu kosztów,
    • zautomatyzowania procesu księgowania zapłat,
    • kopiowania/ stornowania/ korekty dokumentu księgowego,
  • kontrolę kompensat pod kątem ich wydruku oraz rejestracji kompensujących się rachunków;
  • generowanie na podstawie obrotów i sald zawartych w kartotece (np. wezwań do zapłaty, stanu konta, potwierdzenia salda) zestawień o dowolnych parametrach;
  • obsługę not odsetkowych, czyli ich jednoczesne generowanie dla dużej ilości kontrahentów, z określeniem konkretnego dnia oraz minimalnej wysokości odsetek;
  • obsługę Intrastat.

Finansowo-Księgowy – Rejestr VAT

Funkcja rejestru VAT umożliwia prowadzenie dokumentacji dotyczącej faktur VAT (sprzedaży i zakupu, także w obcych walutach). Parametry tej funkcji zostały opracowane w zgodzie z Ustawą o Podatku VAT. Ewidencja faktur może być prowadzona tylko w jednym lub w więcej swobodnie określonych rejestrach. Funkcja ta pozwala również na dodawanie dowolnej dekretacji (również kosztowej). Dekret może zostać wykonany automatycznie z określonego rachunku (można także wydrukować dowód księgowania), a także istnieje możliwość wykonania dekretów okresowych z uwzględnieniem podziału na należności/ zobowiązania, koszty oraz VAT.

System ERP został stworzony w taki sposób, aby jak najwięcej zapisów trafiało do Rejestru VAT automatycznie. Specjalnie opracowane moduły dziedzinowe pozwalają zautomatyzować wprowadzanie większości z zapisów, np. kiedy Dział Handlu zatwierdza fakturę sprzedaży, automatycznie pojawia się zapis w Rejestrze Sprzedaży, a z kolei zatwierdzenie odpowiedniego Raportu w dziale kasa, z automatu wprowadza zapłatę do danego rachunku.

Rejestr VAT umożliwia tworzenie różnorodnych raportów, analiz bądź zestawień, np.:

  • spodziewanych zapłat, o parametrach takich jak zakres czasu, minimalna kwota zadłużenia kontrahenta i rachunku, wiekowanie zobowiązań itp.,
  • niezbędnych do rozliczeń podatku VAT,
  • określających płynność finansową itp.

Finansowo-Księgowy – Przelewy

W ramach obsługi przelewów, funkcja ta pozwala na:

  • zarejestrowanie zleceń przelewów w odniesieniu do rejestru VAT, a także innych zleceń nie mających związku z rozrachunkami (takich jak do US),
  • rozpisanie przelewów z dostępnych faktur zakupu z uwzględnieniem faktur korygujących oraz sprzedaży,
  • zgrupowanie przelewów jednego kontrahenta do wybranej ilości oraz wydrukowanie szczegółów danego przelewu,
  • wyeksportowanie wybranych przelewów do obsługi w programie bankowym na podstawie określonych protokołów importu,
  • automatyczne generowanie dekretu z przelewów, które zostały wystawione wybranego dnia oraz dla wybranego banku (zakładka WINIEN Raportu Bankowego).

Finansowo-Księgowy – Kasa

Funkcjonalność Kasa umożliwia kontrolę raportu kasowego w wybranej walucie. Istnieje również możliwość wystawienia i wydruku takich dokumentów jak KW czy KP oraz Raportu Kasowego. Zatwierdzenie danego raportu skutkuje automatycznym stworzeniem dekretu, natomiast powiązanie z innymi modułami (takimi jak Plan Kont, Rejestr Rachunków czy Kartoteka Kontrahentów) daje możliwość śledzenia wykonania operacji.

Dla tego modułu zostało również opracowane wspierania naliczania odsetek oraz rozpisania zapłaty.

Finansowo-Księgowy – Fakturowanie

Fakturowanie umożliwia:

  • wystawianie zarówno faktur jak i korekt z dowolnie wybraną treścią oraz ich automatyczny zapis w rejestrze sprzedaży,
  • wystawianie faktur, korekt w oparciu o tworzony słownik operacji, który usprawnia pracę dla takich samych treści faktur.

Każda faktura automatycznie rejestrowana jest w funkcjonalności rejestr VAT oraz następuje dekretowanie w module Finansowo-Księgowym (również automatycznie). Udostępniona została także funkcja wyboru numeru rachunku bankowego, który drukowany jest później na fakturze.

Finansowo-Księgowy – Koszty rozliczane w czasie

Możliwości:

  • wykorzystując ewidencję pozycji kosztów oraz zautomatyzowany proces rozpisania wartości kosztów czynnych w wybranym przedziale czasowym możliwe jest zaplanowanie rozliczeń kosztów międzyokresowych, rozliczanych w czasie,
  • wykorzystując możliwości automatycznego rozpisania wysokości danych pozycji kosztów, istnieje możliwość generowania harmonogramu odpisów,
  • zapisywanie „wagi”, czyli wartości określającej udział danych stanowisk kosztów w konkretnej pozycji kosztów międzyokresowych,
  • zautomatyzowanie procesu dekretacji kosztów międzyokresowych dla wybranych pozycji zarejestrowanych kosztów, albo w ujęciu miesięcznym dla wszystkich pozycji.

Finansowo-Księgowy – e-Deklaracje

Jedną z funkcjonalności programu Finansowo-Księgowego jest elektroniczne przesyłanie deklaracji podatkowych VAT, CIT etc. do rządowego systemu e-deklaracje. W ramach tej funkcjonalności można również wykorzystać podpis kwalifikowany, a także otrzymać informację zwrotną o rejestracji deklaracji w formie UPO, czyli urzędowe potwierdzenie odbioru, stanowiące potwierdzenie przyjęcia dokumentów przez US.

Finansowo-Księgowy – Zlecenia

Zakres funkcji:

  • szczegółowa rejestracja kosztów funkcjonowania firmy oraz ich grupowanie ze względu na ich wartość, rodzaj oraz stanowisko. Zlecenia to podkartoteka całego systemu Finansowo- Księgowego i wraz z Planowaniem daje możliwość budżetowania kosztów firmy;
  • dekretacja kosztów w odniesieniu do ich stanowiska (maszyny, towaru, budynku etc.);
  • tworzenie zestawień dotyczących obrotów zleceń w konkretnym przedziale czasowym oraz z podziałem na trzy parametry: zlecenie, rodzaj oraz stanowisko kosztów:
    - koszt stanowiska wg rodzajów kosztów (konta „5” wg kont „4”),
    - rodzaje kosztów wg stanowisk kosztów (konta „4” wg kont „5”),
    - zlecenia wg rodzajów kosztów (zlecenia wg kont „4”).

Finansowo-Księgowy – Podkartoteki

Ustawa o Rachunkowości określa funkcjonowanie dodatkowych podkartotek Planu Kont, jako ksiąg pomocniczych, które ułatwiają stworzenie czytelnego Planu Kont. Podkartoteki pozwalają prowadzić analitykę z poziomu innego niż Księga Główna. Ich cechą charakterystyczną jest analogia zestawień księgowych do zestawień Księgi Głównej. Istnieje możliwość stworzenia podkartotek Planu Kont o dowolnych, wybranych przez użytkownika parametrach (na przykład lokat bankowych).