Dział Handlu

Moduł Dział Handlu/ Magazyny Handlowe przeznaczony jest do wspomagania działalności handlowej w zakładach produkcyjnych branży mleczarskiej, hurtowniach i oddziałach handlowych. System jest ukierunkowany na specyfikę branży mleczarskiej, w tym miedzy innymi: rozliczenie tras, konwojentów, rozliczenie i obrót opakowaniami kaucjonowanymi, zamówienia elektroniczne, wydruk dowodów dostawy i HDI, generowanie okresowe faktur z dowodów dostaw lub dokumentów magazynowych itd.

System wspomaga rozliczenie magazynów w zakresie obrotu towarami, wyrobami i opakowaniami. W każdej chwili dostępna jest informacja o aktualnym stanie ilościowym i wartościowym magazynu, w oparciu o bieżącą sprzedaż (faktury VAT, faktury korygujące) oraz dokumenty obrotu magazynowego (PZ, WZ, RW, MM). Program umożliwia rezerwację towarów znajdujących się w magazynie. Program pozwala zamodelować dowolną strukturę dystrybucji towarów i rozliczeń poszczególnych kierunków dystrybucji, zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i poza nim.

System Dział Handlu umożliwia rozliczenia obrotów exportu i importu wewnątrz wspólnotowego (unijnego) i poza unijnego (faktury eksportowe, dokumenty związane np. CRM).

System Dział Handlu przez powiązanie z modułem „Laboratorium”, rejestrującym badania towarów, umożliwia automatyczne wystawianie atestów do dokumentów wysyłkowych.

Dane wejściowe do systemu mogą być wprowadzane przez:

  • Internet z wykorzystaniem Portalu Kontrahenta;
  • Internet z wykorzystaniem istniejących systemów transmisji danych (zamówień, faktur, dokumentów dostawy);
  • Łącze szeregowe lub połączenie modemowe z terminali przenośnymi (dokumenty magazynowe wydania, przyjęcia, spisy inwentaryzacyjne);
  • Innych urządzeń np. PC-pocket, Palmptop.

Główne kierunki dystrybucji

Moduł Dział Handlu/ Magazyny Handlowe/ EDI obejmuje kilka obszarów funkcjonalnych:

Dział Handlu – Zamówienia

Moduł umożliwia ewidencję zamówień, w tym:

  • Obsługę zamówień internetowych, polegającą na automatycznym imporcie zamówień z Portalu Kontrahenta lub systemu elektronicznej wymiany danych ECOD (EDI);
  • Rejestrację zamówień (stałych i bieżących) dla kontrahentów (Płatników) i jego odbiorców, z możliwością rejestracji zamawianych asortymentów wg oznaczeń kontrahenta (indeksy kontrahenta) oraz kontrolą cen sprzedaży w zamówieniu wg indywidualnych cenników dla danego kontrahenta i odbiorcy.

W oparciu o wprowadzone zamówienia program generuje automatycznie dowody wydania (dowody dostawy lub dokumenty WZ) na dany dzień, trasę, konwojenta, magazyny oraz zapotrzebowanie na produkcję.

Dział Handlu – Trasy

Funkcjonalność modułu pozwala na obsługę i definiowanie tras, powiązanie trasy z danym kontrahentem i odbiorcą, konwojentem oraz środkiem transportu. Efektem końcowym jest możliwość rozliczenia tras/ konwojentów, wyliczenia prowizji dla danego konwojenta wg uzgodnionego algorytmu. Dodatkową zaletą jest możliwość wydruku tzw. Trasówki.

Dział Handlu – Fakturowanie

Opis funkcjonalności:

  • Prowadzenie cennika asortymentów i historii cen danego asortymentu wg zdefiniowanych grup cenowych hurtowych i detalicznych, możliwość stosowania promocji, obsługa programu lojalnościowego, możliwość udzielania upustów (indywidualnych, procentowych, wartościowych zarówno dla kontrahenta jak i odbiorcy);
  • Możliwość wystawiania faktur, paragonów oraz generowania faktur z dokumentów (Dowody dostawy, WZ, inne) oraz wydruku seryjnego faktur (standardowych, typu „sieci” spełniających wymogi w zakresie indeksów indywidualnych, upustów itd.) oraz specyfikacji;
  • Możliwość wydruku dokumentu HDI i atestu;
  • Wystawianie i wydruk faktur eksportowych oraz obsługa INTRASTAT;
  • Wspomaganie procesu wystawiania korekt poprzez automatyczne generowanie faktury korygującej (standardowej i tzw. Retro);
  • Wystawianie i wydruk faktur dodatkowych (np. usługowych) z możliwością fakturowania z kartotek dodatkowych np. kartoteka pracowników, kartoteka dostawców;
  • Możliwość przesyłania faktur w postaci elektronicznej (poprzez Portal kontrahenta lub system elektronicznej wymiany dokumentów ECOD (EDI);
  • Możliwość windykacji i prowadzenia rozliczeń kontrahentów i odbiorców;
  • Blokada sprzedaży.

Dział Handlu – Magazyn

Funkcjonalność modułu Dział Handlu pozwala na tworzenie dowolnej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa poprzez swobodną definicję jednostek magazynowych, kierunków oraz jednostek obrotu materiałowego, co umożliwia definicję dowolnej ilości magazynów, dokumentów i powiazań pomiędzy magazynami.

Kartoteka indeksu materiałowego może być prowadzona wg:

  • bieżących cen średnich ważonych,
  • ewidencyjnych, TKW (technicznego kosztu wytworzenia),
  • wg partii i daty przydatności.

Moduł pozwala na prowadzenie ewidencji dokumentów obrotu materiałowego (PZ, WZ, MM, RW i innych dowolnie definiowanych przez użytkownika) oraz bieżącą kontrolę stanów magazynowych, wraz z możliwością dokonywania rezerwacji.

Dla firm wielooddziałowych lub spółek powiązanych kapitałowo istnieje możliwość dystrybucji centralnej, co pozwala na wystawienie dyspozycji w Centrali i automatyczne generowanie dyspozycji w oddziale, z którego towar będzie wydany przy zbiorczym (centralnym) rozliczeniu i fakturowaniu.

Istnieje możliwość automatycznego generowania dokumentów przesunięć (przerzutów) pomiędzy oddziałami (praca on-line).

Dział Handlu – Kartoteka Opakowań

Opis funkcjonalności:

  • Prowadzenie kartoteki opakowań wg kontrahentów i odbiorców z możliwością automatycznego rozliczenia opakowań zwrotnych oraz generowania faktur za opakowanie nierozliczone w okresie do 60 dni (zgodnie z par. 22 ustawy) lub innym terminie wynikającym z umowy;
  • Generowanie faktur sprzedaży opakowań przy przekroczeniu dopuszczalnego terminu zwrotu opakowań;
  • Bieżące stany rozliczeń opakowań z poszczególnymi kontrahentami i odbiorcami;
  • Wydruk uzgodnienia salda opakowań kaucjonowanych.

Dział Handlu – Sprawozdawczość

Opis funkcjonalności:

  • Aktualna oferta cenowa (wydruk cennika podstawowego i indywidualnego dla kontrahenta lub odbiorcy);
  • Wykaz towarów przeterminowanych, bez ruchu, rotacji (śledzenie zapasów towarów, wyrobów i opakowań);
  • Zestawienie materiałowe miesiąca (stan początkowy, przychód, rozchód, stan końcowy) od dnia do dnia;
  • Zestawienie obrotów asortymentowe, z dokumentów dla kontrahenta itd. w przekroju wielomiesięcznym;
  • Wydruk kartotek magazynowych dla danego asortymentu lub grupy asortymentów oraz kartoteki opakowań dla danego kontrahenta lub odbiorcy;
  • Generowanie i wydruk zestawień niezbędnych do sporządzenia deklaracji podatkowej VAT oraz rozliczenia i uzgodnienia rejestrów VAT;
  • Zapotrzebowanie na transport.

Dział Handlu – Kasa

Obsługa Kasy pozwala na prowadzenie raportu kasowego (w dowolnej walucie) oraz wystawianie i wydruk dokumentów kasowych KP, KW i Raportu Kasowego. Zatwierdzenie raportu kasowego generuje automatyczny de­kre­t księgowy, a powiązanie z rejestrem rachunków, kartoteką kontrahentów oraz planem kont pozwala na kontrolę realizacji operacji kasowych.

Moduł posiada funkcje wspomagające rozpisania zapłat i naliczania odsetek.

Dział Handlu – Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi

Program jest przystosowany do współpracy z drukarką fiskalną, czytnikiem kodów kreskowych, kolektorem danych i przenośnym terminalem z możliwością pracy zdalnej on-line.

Dział Handlu – Współpraca z zewnętrznym systemem wymiany dokumentów ECOD (EDI)

Moduł pozwala na import zamówień oraz eksport faktur, korekt i awizo wysyłki dla wybranych kontrahentów np. Macro, Ahold itd. w formacie XML do systemu elektronicznej wymiany dokumentów ECOD (EDI).

Dział Handlu – Kontrola dokumentów wywozowych

Funkcjonalność umożliwia identyfikację dokumentów wywozowych poprzez identyfikację dokumentu wywozowego w oparciu o kod kreskowy, co pozwala pracownikom ochrony stwierdzić czy dokument wywozowy (WZ) jest dokumentem źródłowym zarejestrowanym w systemie informatycznym i wydrukowanym w określonym czasie przez upoważnionego użytkownika. Moduł może być zintegrowany z wagą (kontrola wagi wywożonych towarów).

Dział Handlu – Powiązanie modułu DZIAŁ HANDLU z innymi modułami PROLAN ERP

  • Powiązanie z modułem ROZLICZENIE PRODUKCJI w zakresie:
    • przekazywania dziennych raportów produkcji, jako dokumentów przyjęcia na magazyn handlowy/ hurtowy z możliwością rejestracji partii,
    • możliwość kontroli poprawności partii na dokumentach wydań wyrobów (tzw. kontrola dopuszczenia do wydania wyrobu z produkcji),

  • Powiązanie i integracja z modułem ZAOPATRZENIE w zakresie obsługi, kontroli i rozliczenia dostaw;
  • Powiązanie z systemem Finansowo-Księgowym poprzez automatycznie tworzone dekrety księgowe:
    • księgowe z raportów kasowych,
    • dekret finansowy ze sprzedaży tworzony w oparciu o wystawione dokumenty sprzedaży (faktury, paragony),
    • dekret materiałowy (kosztowy), tworzony w oparciu o rozdzielnik materiałowy z dokumentów magazynowych PZ, WZ, RW, MM itd.,
  • Powiązanie z modułem Gospodarki Materiałowej w zakresie przerzutu opakowań zwrotnych;
  • Powiązanie z modułem SKUP w zakresie sprzedaży dla rolników (sprzedaż nabiału – potrącenia).